1. Область применения, среда и условия работы программы.
2. Основное назначение программы.
3. Основные функции и работа программе:
3.1 Ввод и хранение.
3.1.1 Новая запись.
3.1.2 Редакция записи.
3.1.3 Распечатка записи.
3.1.4 Движение по записям.
3.1.5 Удаление записи.
3.2 Список работ.
3.2.1 Создание списка.
3.2.2 Распечатка списка и прайса.
3.3 Список деталей (Склад).
3.3.1 Список деталей.
3.3.2 Приход деталей.
3.3.3 Просмотр наличия деталей на складе.
3.3.4 Месячный Свод Склада.
3.4 Поиск записей.
3.5 Рассчет дневной выручки.
3.6 Список сотрудников
3.6.1 Список сотрудников.
3.6.2 Рассчет дневной заработной платы.
3.7 Резерв и копирование.
3.7.1 Копирование базы на дискету.
3.7.2 Работа с резервированием базы.
3.8 Защита информации.
3.9 Помощь. Использование справки.
4. Возможные ошибки и их исправления.
5. Контакт с разработчиком.
1. Область применения, среда и условия работы программы.
Программа написана для работы в операционной системе Windows (Windows 95, Windows 98, Windows2000, WindowsNT 4.0) и подобных. При этом, права разработчиков других программ и этих операционных систем не нарушены. Программа требует дя своей работы наличие некоторых стандартных библиотек (файлов DLL). Но не все версии Windows оснащены ими заранее. Поетому, эти файлы входят в состав пакета программы. Основной файл программы - CTO.EXe (CTOdemo.EXe). Его можно запускать только из среды Windows. Это 16-ти битное приложение. Файл OLDAT.MDb - основная база программы. Здесь хранятся все ваши данные. Файл ReRes.EXe необходим для восстановления (см. Резервирование) данных.
Если программа или ее части были как либо изменены пользователем или, например, вирусом, за последствия разработчик ответственности не несет. Кроме того, это может расстроить соглашение о гарантии на программу.
2. Основное назначение программы.
Основным назначением программы является помощь (автоматизация) в ведении данных на Станциях Технического Обслуживания в компьютере. Обычно эти данные занимают много бумаги, а их обработка - много времени и сил. Разработчик постарался по возможности автоматизировать самые частые расчеты и операции с ними. Однако это не конец, при желании, обратившись к нему - можно добавить элементы на ваше усмотрение.
Работа в программе проста, хотя и требует некоторых компьютерных знаний от пользователя (например набор на клавиатуре). Но любой неспециалист или неквалифицированный пользователь легко и быстро научится работать с ней. Данные вводятся как с помощью клавиатуры, так и мышкой. Есть все возможные сообщения и предупреждения. Если пользователь будет акуратен при получении таких сообщений (предупреждений), работа будет безопасна.
Этапы программы: 1. Установка.
2. Ввод данных о Деталях. Ввод данных о складе (в наличии).
3. Ввод списка Работ и цен.
4. Ввести список работников.
5. И только теперь - Ввод данных о сделках.
Пункты с 1 по 4 - первоначальная установка программы в рабочее положение.
3. Основные функции и работа программе:
3.1 Ввод и хранение.
Ввод данных, их хранение и обработка - главная задача программы. В программе используются такие направления данных:
- Данные о произведенной работе с клиентами.
- Данные о деталях на складе.
- Данные о выполняемых на СТО работах.
- Данные о струдниках.
- Данные о приходах деталей на склад (закупках).
- Данные о ежедневных рассчетах выручки и зарплат.
В этой части документации обсуждается первое направление данных. Остальные далее (см. по содержанию).
Эта информация находится в главной форме (панели) программы. Она состоит из полей, на которых отдельно хранятся все атрибуты сделок.
3.1.1 Новая запись.
Если База Данных еще не имеет записей (начало работы или все удалены), программа автоматически предложит созжать новую запись.
Если записи уже есть, то для создания новой - нажмите копку 'NEW' на основной форме. Будет создана запись в конце базы. После этого - все поля станут пустыми (для новой записи), а дата автоматически станет такой, какую вы вносили последний раз. Если вас не устраивает - измените ее. Изменение любого поля предполагает, что вы укажете на него (например мышью) и введете информацию с клавиатуры.
При изменении даты вы можете попробовать ускорить свою работу. Например в поле месяца не нужно вводить 0(ноль) перед номером месяца - он останется там автоматически. В поле года, если вы введете 99 - останется 1999, а введете 1 (единицу) - останется 2001. Если вы вообще ничего не введете - будет 2000. Если при вводе даьы вы ошиблись и нажали букву вместо цифры или ввели число, выходящее за рамки дат - программа автоматически очистит поле. Будьте внимательны.
После даты, вводите номер машины, участвующей в сделке. При этом скажу, что программа разработана по типу одна сделка - одна машина, но если клиент приедет в следующий раз, вам придется завести на него новую запись, что в принципе приемлимо. Номер машины модно вводить любым образом, но лучше всегда одинакоым. Потом, например при поиске, вы сможете по номеру (и другим полям) найти эту запись. Но если вы ошибетесь символах, программа не сможет ее определить (см. Поиск). В номере может стоять до 10 знаков. Нет необходимости вводить в номер данные о областях или странах регистрации (номер области Украины, буквы UA, MD, RU и т.п.). Это только затруднит работу. Если вам нужно запомнить причастность автомобиля к региону - опишите его в "Дугой информации".
В поле Описание автомобиля можно и нужно ввести информацию о марке авто, цвете. Добавить вид двигателя, год выпуска и т.п.
В поле Контакт/владелец, впишите имя владельца и/или его телефон, адрес и т.п.
Затем, вам нужно создать список выполненных работ по данной сделке. Для этого, список работ должен уже существовать.
Щелкните по пустой строке слева в форме и выберите выполненую работу. Если вы не ходите ничего выбирать - нажмие в любое другое место на форме. А если вы хотите снять запись (удалить ее) - выберите 'ничего(отмена)'. Если вы выбрали работу, тогда автоматически в поле ушедших деталей заносится 1, а в строке сумма, появляется стоимость этой работы из Списка работ. Если колличество работ по сделке превышает 16, тогда можно нажать кнопку вниз 'V' и ввести еще до 16-ти записей. Затем, можно всегда вернуться, нажав вверх. Если и этого не хватает - предлагаю завести еще одну запись для этой сделки или изменить программу.
Во втором поле, для каждой работы можно уточнить место. Например, если вы Заменили Саленблок, то в этом поле, укажите какой именно. Потом, когда вы вернетесь к этой записи снова - вы будете знать наверняка, за какие узлы в автомобиле вы отвечаете гарантией.
В поле ушедших деталей по умолчанию стоит 1. Даже, если деталь при данной работе не уходит - не меняйте ее. От этой единицы зависит цена работы. А если детали все таки уходят, например для того же саленблока, вы можете тут выставить их колличество. При этом цена умножится на него. Поетому в стоимости работ лучше вводить цену для работ с одной деталью.
В этой версии программы все цены и суммы можно менять по ходу работы. Вы можете отрегулировать цену рабты прямо здесь. Для восстановления этой цены, можно щелкнуть по полю Уходящих запчастей и вернуться - цена восстановиться. Но если вы этого не сделаете - цена будет учитываться такой, какую вы введете. Во время ввода списка выполненых работ общая сумма сразу не показывается. Она рассчитывается по кнопке 'Суммировать' или при переходе к другим записям. Но этого не достаточно, кроме вычисления суммы, нужно еще и 'Взять' ее. Это сделано для того, что бы исходя из ваших правил (торг с клиентом или система скидок ) вы могли изменить общую сумму, которая пойдет в прибыль относительно реальной стоимости. Например стоимость ваших услуг - 50, а вы взяли с клиента - 46. 50 останется в сумме, а 46 - в поле 'взято' и будет учитываться программой.
В поле Другая информация желательно указать всю информацию, которую вы еще можете сказать о сделке, например пробег автомобиля на этот час или какие детали и как были отремонтированы, долг владельца и т.п. В будущем вам с помощью этой информации будет проще восстановить в памяти все мелочи о сделке.
Кнопка Применить очень важный этап в работе. До того, как будет нажата эта кнопка все данные можно в записи менять и безболезненно для программы удалять. А после ее нажатия и подтверждения все детали исходя из списка выполненных работ "уйдут" со склада, а сумма сделки из поля 'взято' будет помещена в 'приход за день'. После этого редакция этой записи уже будет невозможна. Ее можно будет только просмотреть (можно будет изменить только несколько полей) ил удалить. Это сделано для того, что бы отсутствовала путанница и работал автоматический Расход деталей (зап. частей). Кроме того, не нажав 'Применить' вы всегда можете играть с записью, показывать клиенту возможный расклад цен и т.п. То есть безопастно для реальных данных вводить тестовые.
Если какая либо деталь на складе перешла через отметку в 50, вам будет сообщено об этом.
Кнопка Очистить вам поможет, если вы только создаете запись или редактируете, очистить сразу все поля автоматически.
3.1.2 Редакция записи
Полностью редактировать можно не примененные записи. Записи к которым была нажата кнопка 'Применить' доступны для редакции лишь частично (поля Описание автомобиля, Контакт/владелей и Другая информация).
Что бы редактировать запись, ее нужно выбрать среди других (найти), выбрать поле для редакции и изменить его значение. Но значение запоминается не мгновенно, а при любой следущей операции.
3.1.3 Распечатка записи.
Нажав на кнопку PRN или выбрав соответствующий пункт в меню 'Операции' можно распечатать ту запись, которая отображена в данный момент.
3.1.4 Движение по записям.
При запуске программы, она автоматически становится на первую введенную запись. На верху в форме вы найдете бегунок для перехода между записями. Первая кнопка '|<' дает возможность перейти к первой записи. Кнопка '<' - к предыдущей. Кнопка '>' - к следующей, а кнопка '>|' к последней. При этом, если вы редактировали или создавали запись, при переходе вся информация автоматически сохранилась. Если записей много и передвигаться таким способом неудобно - передвигайтесь кнопкой Поиска к тем записям, которые вам могут понадобиться (см. Поиск). Кроме того, есть еще возможность переходить по номеру записи (пункт в меню Операции). Таким образом, если вы помните номер той или иной сделки - можете вернуться к ней самым быстрым образом.
3.1.5 Удаление записи.
Будьте осторожны ! Запись, которую вы удалили уже нельзя будет восстановить. В Корзину Windows она тоже не попадает.
Если вы уверены, что запись перед вами вам не нужна и ее удаление не повлечет потерь в программе, вы можете ее удалить, нажав кнопку 'Del' на основной панели и подтвердив свое намерение.
3.2 Список работ.
3.2.1 Создание списка.
Список работ нужен для выбора выполненных работ в работе. Его можно пополнять, однако жжелательно в начале работы ввести его, как можно более полнообъемно.
Выбрав пункт в меню или нажав клавишу F6 вы можете создавать и редактировать этот список. Список автоматически сортируется по алфавиту, поэтому не беспокойтесь за положение записи в списке. Если вы добавляете вид Работы, обязательно укажитете деталь (из списка деталей), которая расходуется (она будет сниматься со склада) и цену работы. Цена работы из расчета для одной детали. После применения, вы уже не сможете поменять Работу. Перепроверьте, как вы ввели. Вы всегда сможете ее удалить и создать другую. Вы сможете изменить цену Работы, затем найдя ее в списке и отредактировав.
3.2.2 Распечатка списка и прайса.
Эти операции доступны из меню 'Оперции' 'Список работ'. Перед вами предстанет весь перечень работ и цены. Если он не поместится на экране, его можно исследовать бегунком справа.
В можете распечатать Список работ (Наименование работы только) и Прайс (Наименование и напротив него - цена).
3.3 Список деталей (Склад). 3.3.1 Список деталей.
В меню 'База деталей' 'Изменить список деталей' создается и редактируется список деталей. Он так же, как и список Работ автоматически сортируется по алфавиту.
Создавая новое наименование детали, нужно ввести только его имя. Но, после нажатия Применить, программа начнет учет всех данных по ней: Приход, Расход, Остаток. Поэтому к этому нужно относится осторожно. Удалив наименование детали вы удалите все данные по этой детали.
Опция 'разрешить редакцию' позволяет отрегулировать колличество деталей на складе. Это может быть удобно в начале работы, однако тут нужно оперировать только достоверной информацией, иначе программа может начать выдавать неверные данные о месячных приходах и расходах данных (см. Свод).
Предусмотрено, что колличество Деталей может быть отрицательным. Конечно это неправильно, но могут возникнуть ситуации, когда так оно и есть. Например, если данные о починке автомобиля и потере соответствующей детали поступили в программу раньше, чем приход этих деталей.
3.3.2 Приход деталей.
Приход деталей осуществляется из пункта меню. Здесь можно либо просмотреть все предыдущие Приходы Деталей, либо Создать (Ввести) новый. При этом, нужно указать Дату закупки детали (сумма уйдет из соответствующего дневного дохода), Обязательно указать Деталь, которую закупили, указать Закупленное Коллчество и Цену для рассчета Суммы (применяется далее). В поле 'Дополнительно' можно указать всю другую информацию, например о поставщике зап. частей.
После нажатия Применить данные всупят в силу и колличество деталей на складе увеличится. Можно осуществлять приход с нулевой ценой (свои детали), тогда сумма будет равна нулю и нигде не учтется.
3.3.3 Просмотр наличия деталей на складе.
При желании, можно открыть операцию Итоги Месячный свод склада в любой день просмотреть данные о наличии деталей на складе в данный момент.
3.3.4 Месячный Свод Склада.
Месячный Свод Прихода и Расхода из пункта меню. Здесь можно просмотреть данные учета за определенный месяц по кнопке Свод Базы Данных. Вам предстанут все детали, их приход за этот месяц и остаток. Расход - их разница. Это основное среедство в программе для просмотра Остатков.
3.4 Поиск записей.
Наиболее популярная процедура - поиск записи. Когда их колличество становится огромным и нужно найти определенныю, - нет замены для этой процедуры.
Запустив ее кнопкой или из меню, вы должны припомнить детали сделки к которой вы хотить обратиться. Чем больше сделка будет соответствовать запросу на поиск - тем быстрее вы ее обнаружите.
В предложенные поля вам нужно ввести либо полностью, либо - частично данные (ключи) для поиска. В полях даты - вставьте дату. В Номере - номер и так далее.. При этом - регистр букв не учитывается и для программы, всеравно, как вы напишите Вася или ВАСЯ. В текстовые поля можно вводиь как все значение целиком, так и его фрагменты (части слов), букво и цифросочетания и т.п.
Если вы не помните наверняка, какая это была дата или номер машины или другое поле - его можно опустить (оставить пустым).
Найденые записи отображаются сзади на основной панели.
Нажав Поиск с Начала, вы перейдете к первой записи, наиболее подходящей по ключам. Кнопка Следущая продолжит поиск с этой записи вперед к концу базы. Это удобно, если вы ищете, например, все записи одного клиента. Сначала первая и по-очереди к последней.
Если запись при Поиске не изменилась, значит либо она единственная отвечает вашим требованиям, либо записей по таким условиям не обнаружено.
Для нового поиска, вы можете кнопкой Очистить очистить все поля сразу.
Как бы далеко вы не зашли с поиском, всегда можно вернуться к записи, откуда вы стартовали с кнопки 'Обратно'.
3.5 Рассчет дневной выручки.
В меню есть пункт Итоги => Подсчет суммы за день. Если вы выберите эту опцию, вы всегда сможете просмотреть старые рассчеты или создать новый. При этом, от вас нужно лишь выбрать дату для Расчета и нажать Рассчитать. После этого в поле Приход попадет сумма всех сделок по ремонту зарегистрированных в программе за это число. В поле Расход - сумма всех потерь на закупки Деталей за это число.
Их разница - выручка организации за день.
А внизу - вы сможете определить зарплату работникков, если она напрямую зависит от выручки и ее можно рассчитать исходя из его %. Даже если его зарплата не стабильна и он может получить не ровную часть, то здесь хотя бы можно определить приблизительно его доход.
Возможно у вас другая система оплаты. Тогда вам это не подойдет.
3.6 Список сотрудников. 3.6.1 Список сотрудников.
Список Работников доступен из основного меню. При вводе работника, укажите его Имя и %.
Это может пригодиться, только если вас устраивает система оплаты, предложенная в программе. (см. Рассчет Дневной Выручки).
3.6.2 Рассчет дневной заработной платы.
Эта операция в меню доступна как Рассчет Дневной Выручки. Если вы введете % зарплаты работника от этой рассчетной суммы - вы сможете так определять это суммы. (см. Рассчет Дневной Выручки).
Процент вычисляется от чистой выручки.
3.7 Резерв и копирование. 3.7.1 Копирование базы на дискету.
Если ваша работа ведется на нескольких компьютерах но не паралельно, а последовательно (например сначала - на работе, а затем - дома) то вы можете "общаться" между компьютерами с помощью банальной дискеты. Так вы можете записать ее на дискету после рабочего дня и, придя домой - считать с дискеты и продолжить работу.
Эта возможность доступна из меню "Файл" .
Может вам будет необходимо хранить данные на дискетах. Напрмер, если у вас испортится компьютер - их можно будет восстановить с дискет. Или хранить данные за определенный период (год или квартал) на своих дискетах и обращаться к ним по мере необходимости. Номеруйте дискеты.
Будьте осторожны. Если вы прочтете данные с дискеты, то все данные, что были введены между записью на дискету и считыванием с нее пропадут !
3.7.2 Работа с резервированием базы.
Резерв создается на жестком диске. Советую создавать резерв каждый день в конце дня. Если с базой данных что то произойдет или вы что то удалите - сможете восстановить ее из резерва.
При восстановлении из резерва, программу придется перезапустить.
Если вы уничтожили файл данных или он по каким либо причинам испорчен так, что программа его не может прочитать при запуске, говорит об ошибке или виснет, вы можете использлвать программу ReRes.EXe поставляемую в пакете. Она восстановит базу из резерва.
Будьте осторожны. Если вы восстановите реезерв, то все данные, что были введены между созданием резерва и восстановлением пропадут!
3.8 Защита информации.
В программе есть возможность установить пароль на вход в нее. После этого, войти в программу можно будет только введя его. Но это защита невысокого уровня. Специалист может вскрыть такую защиту. Разработчик не разрабатывал какую - либо специальную версию с защитой данных. Но, если вам это необходимо - обратитесь к нему.
Что бы поменять пароль нужно сначала ввести старый - потом новый. Если в окно нового ароля вы не введете ничего - пероль будет отключен.
3.9 Помощь. Использование справки.
В каждом элементе по возможности присутствует кнопка '?' - она откроет окно, где отображена подсказка для этого элемента. Ее можно иследовать с помощью бегунка, если она не влезла в окно.
Кроме этого, можно получить информацию о разработчике из меню.
4. Возможные ошибки и их исправления.
Никто не застрахован от ошибок. Не многие системы могут похвастать безперебойной работой. К тому же среда Windows хорошо известна своими ошибками.
Больша прозьба - сообщать разработчику об ошибках, найденных в программе. Решение ошибок входит в гарантию программы.
Если вы обнаружили ошибку в моей программе - сообщите мне и я ее решу, конечно, бесплатно.
Ошибки на стадии установки:
1. При распаковке пакета, у вас сообщение об ошибке.
-файл получен с ошибками (во время передачи).
-вы пытаетесь распаковать как то по-другому, нежели представленный вам ReARJ.BAT.
Действуйте согласно моим инструкциям. Получите снова весь пакет.
2. При запуске программы - сообщение об отсутствующих файлах.
-потеряны или удалены какие либо файли из пакета.
-пакет получен с ошибками (во время передачи).
-пакет или его часть уделены.
-пакет изменен пользователем.
-пакет заражен вирусом. Восстановите пакет.
Если удалена БАЗА - восстановите с резерва.
При попытке взломать пакет может быть повреждена его работоспособность !
Проверьте пакет антивирусом (DrWeb).
3. В программе. -некорректная работа в программе.
-умышленное вмешательство в программу.
-возможно - до сих пор не найденные ошибки.
cообщите мне об этом. Возможно программа используется вами как то не так.
Возможно я ошибся и какая либо функция работает не корректно.
4. Неверные вычисления.
-ввод неверных данных.
-неверный ввод данных (не туда или не тогда, когда надо.)
Перечитайте эту документацию. Пересмотрите свои действия.
Сообщите мне об ошибках. Разработчик.
5. Контакт с разработчиком.
Разработчик программы Жигуненко Сергей Александрович
благодарен вам за использование его продукта или хотя бы ознакомлением с ним.
Прозьба не быть безмолвными и ответить по поводу этой программы.
Мой адрес: Украина, Одесса, ул.Сегедская 9а/63
Телефон в Одессе: (8-0482) 63-42-56
Tenet Banner System